Si vous avez un CRM, vous disposez d’un outil puissant pour gérer vos prospects et clients.
Il regroupe certainement l’ensemble des informations dont votre société a besoin : coordonnées, état des affaires en cours, liste des réclamations, services ou produits acquis, etc.
Ces informations sont stratégiques et il n’est pas étonnant de constater qu’aujourd’hui plus de 7 entreprises sur 10 possèdent un CRM.

Cependant, aussi puissant que soit ce CRM, lui ajouter un outil d’assistance à la rédaction de propositions commerciales (Proposal Management), permet d’accroitre encore son efficacité, en optimisant le temps passé par vos commerciaux sur la réalisation des propositions commerciales et en augmentant la qualité des documents.

Par ailleurs, et même si les données de votre CRM sont à jour, d’autres applications disposent aussi des données sur vos clients : logiciels ERP, applications CPQ de chiffrage, applications de support client, etc.).

Une application de Proposal Management permet de répondre à ce contexte, en tirant parti de l’ensemble des données disponibles et donc de mieux personnaliser les documents envoyés aux clients.

Envoyer des offres commerciales de qualité & maîtriser le suivi des affaires en cours

Un logiciel de Proposal Management a pour objectif de générer, rédiger, envoyer et faire signer électroniquement des devis, des propositions commerciales et des contrats.

Ces étapes de production et d’envoi de documents sont essentielles à la signature de nouvelles affaires et leur contractualisation. Sans un logiciel adapté, ces tâches doivent être assurées de manière artisanale, hors CRM (par exemple avec Word), avec pour conséquences un suivi souvent moins précis, des documents moins efficaces et qualitatifs et un processus CRM global médiocre.

En d’autres termes, sans un logiciel adapté, la qualité des offres dépend exclusivement des compétences et de l’expérience de chaque commercial et le suivi ne se fait que si ce dernier a téléchargé dans le CRM le document qu’il a créé et s’il a ajouté manuellement une tâche de suivi : cet angle mort peut être fatal pour la concrétisation d’une affaire.

Couvrir l’ensemble des étapes du cycle de vente

Un logiciel de rédaction assistée apporte une réponse rapide et simple aux deux besoins sous-jacents, non gérés par un CRM, de génération assistée de documents et de visibilité complète et un contrôle sur l’ensemble du tunnel de vente. Il permet d’élaborer des propositions commerciales parfaites venant des informations du CRM mais aussi de données extraites des autres applications et assure l’envoi des documents aux clients jusqu’à leur signature. Un logiciel de rédaction fait le lien entre les étapes d’analyse et de négociation et apporte au CRM une capacité à couvrir complètement le cycle de vente.

Bénéfices d’un outil de Proposal Management intégré à votre CRM

Les bénéfices de l’ajout d’un outil de gestion des propositions et contrats sont très importants :

• Rapidité : les documents sont générés et modifiés directement depuis votre CRM ; vos commerciaux génèrent devis et propositions sans quitter leur outil CRM
• Précision: les données incluses dans les documents (coordonnées, prix, référence de marché…) sont ceux de votre CRM mais aussi celles des autres applications de votre système d’information ; aucun risque d’erreur sur un prix, sur le calcul d’une marge, sur la description d’un produit ou sur des conditions de vente reportés manuellement dans les documents
• Collaboration: les documents sont accessibles par toute l’équipe dans le CRM et peuvent aussi être élaborés en équipe ; cet avantage permet une meilleure collaboration, mais aussi une reprise facilitée d’une ancienne affaire ou d’un contrat lors de son renouvellement
• Facilité : les documents tout en restant modifiables, sont générés au format PDF puis envoyés à la signature électronique en fin de cycle en quelques clics ; les actions sont tracées et le CRM conserve les emails et documents transmis
• Suivi : l’activité de génération de propositions peut être analysée (nombre de proposition, efficacité des propositions par produit, par commercial…) ; cet avantage permet d’ajuster les argumentaires si certains modèles de propositions sont jugés moins efficaces ; il donne aussi aux autres équipes (comptabilité, support client…) un accès aux offres envoyées aux clients
• Efficacité des contenus : les paragraphes, les arguments, les images, les chartes graphiques, mais aussi les traductions, sont gérés de manière centralisée et sont toujours à jour ; il est aussi possible de déléguer les contenus à chaque expert : experts sécurité, référents qualité, service marketing, chefs produits…

Un CRM fournit des données client précieuses qui aident les entreprises à améliorer son service client, à améliorer l’efficacité du marketing et à qualifier les affaires.

Un outil de Proposal Management ajoute à un CRM des avantages importants qui optimisent le travail de vos équipes, réduisent les temps consommés par les tâches de rédaction et augmentent les taux de conversion d’affaires.

Les bénéfices de ce type d’outils sont importants ; ils apportent des gains en termes d’efficacité et de résultats commerciaux et des retours sur investissement souvent inférieurs à 30 jours.

Naelan propose par exemple une solution de Proposal Management disposant d’un connecteur spécifique au logiciel CRM Salesforce (KSL for Salesforce, certifié par Salesforce), mais aussi des API Web Services pour une interface sécurisée avec d’autres logiciels CRM comme Zendesk, Selligent, Dynamics, Efficy CRM ou encore Hubspot.

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