Fabricant français de systèmes intégrés de piscines, cette société est présente dans plus de 29 pays à travers le monde. Ce constructeur de 300 salariés a permis à des dizaines de milliers de particuliers ou d’artisans de monter partiellement ou totalement ces systèmes, rapidement et simplement. Depuis plus de 40 ans, la société adapte cette technologie à tous les types de terrain naturels et offre ainsi de nombreuses possibilités de formes et tailles de solutions à ses clients. Désormais elle s’attaque à un nouveau chantier, son immersion dans le digital pour appuyer son développement commercial.

Digital & performance commerciale

Le modèle commercial de cette société cible aussi bien les particuliers que les entreprises et artisans installateurs. Il s’appuie donc sur un très grand nombre de variantes autour des systèmes commercialisés.
Les offres commerciales doivent donc être adaptées, tant en terme de spécificités contractuelles que dans les documentations-produits, avec comme objectif de satisfaire chaque client.
Pour répondre à ces besoins, cette société disposait d’un CRM et d’une application de gestion des notices de montage opérationnels depuis 1999. Le logiciel CRM gère les informations relatives aux prospects, clients et partenaires et permet un suivi des affaires.
Le système de gestion des notices s’appuie sur un outil de CAD et sur une bibliothèque d’images. Les offres commerciales et contrats étaient réalisés manuellement avec des outils bureautiques.
L’application de production des notices personnalisées présentait de nombreux symptômes de vieillissement :
Le modèle documentaire à la base de ces notices, créé en 1999, n’avait jamais été repensé depuis sa conception initiale, malgré les évolutions technologiques.
La charte graphique initiale n’avait jamais été remise en cause et présentait un caractère désuet en termes de format, de styles et de choix d’images.
Le socle technique sur lequel elle était construite, n’était en outre plus supporté par son éditeur.
Enfin, la prise en compte des demandes spécifiques et de nouveaux besoins devenait de plus en plus difficile et coûteuse.
La conjugaison de ces facteurs imposait une évolution à court terme de la gestion documentaire, tant d’un point de vue technologique que fonctionnel.
Ces documents correspondent à une production annuelle de près de 1 000 000 de pages par an :
On y retrouve près de :

  • 7000 offres commerciales
  • 5000 contrats de 20 pages en 6 langues
  • 5000 notices de 120 pages par an en 6 langues
  • 1100 notices de rénovation par an de 50 pages en moyenne
  • 4600 confirmations de commandes
  • 3500 plans de fabrication

Objectifs du nouveau projet digital « Éditions »

Le nouveau projet « Éditions » devait satisfaire les objectifs suivants :

  •  S’inscrire dans la vision stratégique à 10 ans et répondre avantageusement aux nouveaux besoins identifiés (production documentaire automatique et/ou personnalisée)
  • Conserver le principe général d’industrialisation d’une notice de montage personnalisée en préservant les avantages suivants (industrialisation de la traduction)
  • Envoi automatique des documents
  • Répondre aux objectifs d’efficacité et de séduction commerciale :
    – Donner la main aux métiers
    – Optimiser la création documentaire
  • Minimiser les coûts :
    – Optimiser les coûts d’impression par une utilisation limitée de la couleur
    – Veiller aux contraintes d’expédition : format des documents imprimés, livraison électronique à la demande…
    – Optimiser la taille des documents à l’impression

Une solution digitale complète et intégrée au SI au service des différents métiers de l’entreprise

La solution digitale mise en place est constituée d’un serveur centralisé gérant un référentiel de contenu et pilotant l’assemblage des documents sur la base de modèles et de composants documentaires. Ce serveur reçoit des demandes du CRM et de l’ERP et produit automatiquement les documents. Il permet en outre une gestion et maintenance facile du contenu documentaire et des modèles.
La solution s’intègre de manière étroite avec les applications métier du système d’information :

  • Interfaçage avec le CRM grâce à des variables et des règles d’assemblage
  • Récupération dynamique de plans personnalisés Autocad au format PDF
  • Utilisation de plus de 3 000 images fixes appelées contextuellement en fonction de règles
  • Utilisation de plus de 2 500 paragraphes appelés contextuellement en fonction de règles et contenant images, textes, tableaux et variables

L’objectif de cette solution digitale est de faciliter le quotidien des différents métiers de l’entreprise. En effet, dans le cadre de ce projet, une commande ou une affaire est saisie systématiquement dans l’application métier ; le commercial ou l’administration des ventes sélectionne en un clic le type de document souhaité depuis la fiche du nouveau client. La demande est caractérisée par un numéro d’affaire ou de commande, une langue cible et un ensemble de variables caractérisant les produits et les informations du client. Le fait pour l’entreprise, de faire un réel plongeon dans le digital, permet notamment aux commerciaux, de gagner un maximum de temps sur la création de leurs documents, de ne pas reprendre manuellement les informations du CRM/ERP.

L’édition des notices se déclenche automatiquement : les plans Autocad sont générés et la production de la notice est lancée ; le document personnalisé est construit sur la base d’un modèle, des pièces jointes PDF, de la bibliothèque d’images et de contenu, selon les règles implémentées dans le modèle. La notice est alors envoyée pour impression à la logistique. En parallèle, un document PDF est produit et la notice est archivée pour une utilisation ultérieure par le Service Après-Ventes puis déposée sur l’espace web de l’installateur.
Dans le cas des offres commerciales, une interface web présente l’offre au commercial qui peut la personnaliser en fonction de ses habilitations : ajout d’une annexe, saisie d’une remise, ajout d’un chapitre descriptif du référentiel, etc.

Marie


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