L’importance de la qualité de la rédaction dans les réponses à appel d’offres est trop souvent sous-estimée par de nombreuses entreprises. L’activité intense des équipes commerciales, en particulier des rédacteurs de réponses, masque cette réalité.

Si vous êtes la personne sur laquelle tous les commerciaux s’appuient pour rédiger les réponses à appel d’offres, les devis et les mémoires techniques, sans doute éprouvez-vous parfois un peu de frustration. Le temps manque toujours pour fournir des documents de la qualité que vous souhaiteriez.

Si vous êtes un chargé d’affaires ou un responsable commercial, vous êtes surement confronté à des problèmes de disponibilité des ressources avant-ventes pour réaliser un dossier de réponse à appel d’offres qui vous permettrait de maximiser vos chances. En tout cas, établir une réponse commerciale est plus complexe que beaucoup ne l’imagine : cela nécessite une collaboration de plusieurs intervenants dans l’entreprise, une quasi gestion de projet, un partage des connaissances et beaucoup de soin pour la rédaction et la mise en forme du contenu.

Ce document donne des éléments d’analyse sur cette problématique au travers d’éléments statistiques qu’il me semble utile d’avoir en tête pour mieux appréhender la problématique de la rédaction de réponses commerciales.

Deux premiers chiffres :

• 75% des rédacteurs n’utilisent pas de logiciels spécifiques pour les aider dans la réalisation de réponses à appel d’offre, et parmi les 25% des plus chanceux, la plupart utilise des outils peu performants (par exemple un traitement de texte Windows bardé de macros).
• Le cabinet d’analyse Gartner estime que : « les rédacteurs d’offres commerciales qui continue à travailler de manière conventionnelle le font au prix d’un risque important : avant 2020, nous nous attendons à ce que les rédacteurs proactifs remplacent la plupart des rédacteurs passif (sinon tous) ».

Les outils de rédaction assistée de réponses à appel d’offres sont essentiellement basés sur des fonctions collaboratives et sur une gestion de contenu : ils s’adressent aux rédacteurs qui passent leurs journées à rechercher, assembler et adapter toutes les parties fournies par les différents contributeurs.

Leur technologie permet d’améliorer de manière très importante l’efficacité des rédacteurs avant-ventes et donnent aussi la possibilité aux commerciaux de réaliser des documents en toute autonomie.

Les chapitres qui suivent détaillent ces différents sujets.

De l’importance de la collaboration dans la rédaction des réponses à appel d’offres

Toutes les entreprises et en particulier les rédacteurs le savent bien : une réponse à appel d’offres requiert un effort important :

• Dans les entreprises, la collaboration sur la constitution d’un dossier de réponse est déséquilibrée : seulement 33% du travail d’un rédacteur est délégué à au moins une personne dans l’entreprise et cette contribution est toujours réalisée par les mêmes salariés.
• Une mauvaise collaboration sur des éléments clés d’une affaire peut entraîner la perte de l’affaire : j’ai souvenir d’un client m’expliquant un peu honteux la perte d’une affaire de plusieurs millions d’euros, simplement parce qu’une mauvaise version d’un chapitre avait été insérée dans sa réponse.
• 90% des directeurs commerciaux estiment que le succès d’une affaire dépend avant tout d’une bonne communication au sein des équipes de réponse, notamment pour définir les bons arguments et le bon prix.
• En France, la répartition du nombre de personnes impliquées dans la rédaction des appels offres est le suivant :

Les logiciels d’assistance à la rédaction permettent une communication de tous les départements d’une entreprise : en particulier les services commerciaux, R&D, juridiques et marketing. Tout en facilitant la rédaction des documents, ils apportent un contrôle sur toutes les actions des contributeurs.

Un partage de connaissances primordial pour une réponse à appel d’offres efficace

• 80% des organisations sont persuadées que le partage de connaissances et d’information est vital dans le processus de réponse, mais seulement 20% ont pris des mesures pour faciliter ce partage.
• Pour chaque réponse, les rédacteurs passent en moyenne 45 minutes à rechercher des documents qu’ils ont rédigés précédemment et dans lesquels ils espèrent trouver un paragraphe utile ; dans 50% des cas, cette recherche se solde par un échec.
• Les rédacteurs passent en moyenne 20 minutes pour obtenir des informations qu’ils savent être détenues par des personnes identifiées (exemple : obtenir le nombre de salariés exact de la société ou son chiffre d’affaires).

Les statistiques montrent que les tâches les « moins stratégiques » d’assemblage et de recherche d’information représenteraient en moyenne plus de 40% du temps passé à la réalisation d’une réponse à appel d’offres.

Les logiciels d’assistance à la rédaction  permettent de diminuer le temps passé sur les tâches moins stratégiques comme la recherche d’information, la structuration et la mise en forme du document. Certaines organisations économisent plusieurs heures sur chaque document, avec un résultat plus qualitatif sur les documents, sur sa mise en forme et dans son contenu.

Comment gagner en efficacité

Demandez aux rédacteurs pourquoi ils passent autant de temps à réaliser une réponse à appel d’offres et vous verrez que leur analyse est proche des données présentées ci-dessous :

• Les responsables commerciaux estiment qu’un dossier de vente complexe a 1 chance sur 3 d’être signé.
• Alors que les petits projets sont gérés souvent de manière satisfaisante, un projet important n’a que peu de chance d’être livré dans les temps, dans le budget et en répondant à 100% des attentes du client.
• 80% du temps passé par les équipes de réponse sont consommés par des réunions, des échanges téléphoniques, l’envoi d’emails et sur la rédaction de descriptions pourtant standards, ce qui laisse peu de temps pour s’interroger sur les différenciations possibles ou sur la manière de mettre en évidence les points forts d’un dossier.
• 80% des rédacteurs travaillent plus de 40 heures par semaine et 30% travaillent le soir ou le week-end pour tenir les délais imposés par les clients.

Les logiciels de rédaction assistée permettent d’industrialiser le processus de réponse, d’optimiser le temps de réalisation et de manière conséquente de passer plus de temps sur les éléments qui pourront faire la différence lors de la décision du client. Ils permettent en outre de limiter les risques sur les engagements pris par l’entreprise.

Pascal.

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